Обновлено 07.10.2026
Коротко. Проформа — предварительный счёт фабрики: по ней платят и считают доставку. Инвойс — окончательный счёт, он приходит к отгрузке вместе с упаковочным листом и нужен на таможне. До оплаты проверьте в проформе продавца, позиции, условия поставки и адрес, откуда забирать товар. Перед отгрузкой — чтобы в инвойсе и упаковочном листе был вес по каждой позиции, правильное число мест, коды товара и всё, что реально кладут в машину, включая каталоги и образцы. Пришлите проформу нам — проверим товар по описанию и коду и посчитаем доставку под ключ.
Фабрика прислала счёт, и хочется скорее оплатить, чтобы заказ ушёл в работу. Но ошибки в документах всплывают позже — при заборе, на складе и при оформлении, когда исправить их труднее всего. Ниже — что смотреть в проформе до оплаты, что в инвойсе перед отгрузкой и где фабрики ошибаются чаще всего.
Три документа фабрики и когда они приходят
Проформа — до оплаты
Предварительный счёт: товары, цены, условия поставки, примерная дата готовности. По ней платят фабрике и считают доставку. Цифры в ней ещё могут поменяться.
Инвойс — к отгрузке
Окончательный счёт на то, что фабрика реально отгружает. Едет вместе с грузом, по нему оформляют вывоз из ЕС и ввоз.
Упаковочный лист — к отгрузке
Что лежит в каждом месте, вес и габариты. По нему считают машину и сверяют места на складе. Подробно — в статье об упаковочном листе.
Все три документа описывают одну поставку. Наименования, количество, число мест и вес в них должны сходиться — и с тем, что в итоге загрузили в машину.
Что проверить в проформе до оплаты
Пока деньги не ушли, фабрика правит проформу охотно. После оплаты — уже не всегда. Сверьте:
- Продавца. Название компании, адрес и налоговый номер — в Италии это Partita IVA. Это должна быть та фабрика, с которой вы договаривались.
- Позиции. Артикулы, размеры, материалы, отделка и количество — как в вашем заказе. Описание — понятное: «кресло, каркас из массива, обивка ткань», а не просто «мебель».
- Цену, валюту и итог. Цена за единицу, сумма по строкам и общая сумма должны сходиться.
- Условия поставки с местом. Например, EXW с адресом фабрики или FCA с адресом передачи груза. Без адреса непонятно, где ответственность переходит к покупателю. От условий зависит, кто грузит товар и кто оформляет вывоз из ЕС, — подробнее об условиях EXW и условиях FCA.
- Адрес, откуда забирать. Иногда товар отгружают не с фабрики, а со склада другой компании — это лучше знать заранее.
- IVA. Итальянская фабрика может продать без IVA — итальянского налога на добавленную стоимость, — только если вывоз из ЕС подтверждён таможней, то есть экспортная декларация закрыта. Нет подтверждения — фабрика вправе выставить счёт с IVA. Как это устроено — в статье об экспортной декларации EX1.
- Примерную дату готовности. От неё зависит, когда планировать забор.
Пока вы сверяете проформу, мы смотрим товар по описанию и коду: можно ли его вывезти из ЕС и как его лучше везти. И сразу считаем доставку под ключ — логистику и таможенное оформление вместе, чтобы стоимость поставки была понятна заранее.
Фабрика прислала проформу?
Перешлите её в мессенджер как есть — проверим товар и посчитаем доставку под ключ.
Что проверить в инвойсе перед отгрузкой
Инвойс фабрика обычно делает, когда заказ готов и упакован. Перед тем как груз заберут, проверьте:
- Совпадение с проформой. Те же позиции, количество и цены. Если что-то поменялось — это должно быть видно и понятно.
- Номер и дату, продавца и покупателя, условия поставки.
- Описание каждого товара. Что это, из чего сделано, для чего. Общие слова вроде «мебель» или «товары для дома» — повод для вопросов на таможне.
- Коды товара по каждой позиции.
- Страну происхождения по каждой позиции. «Сделано в Италии» не всегда верно для всего заказа: часть товара фабрика может закупать у других производителей.
- Вес нетто и брутто по каждой позиции, а не одной цифрой на весь заказ.
- Число мест — столько же, сколько в упаковочном листе и на самом деле.
- Всё, что едет в машине, включая каталоги, образцы и мелочи «в придачу».
Инвойс и упаковочный лист смотрят вместе, поэтому сверяйте их между собой: наименования, количество, вес и число мест должны совпадать.
Четыре ошибки, которые мы видим в документах фабрик чаще всего
Эти ошибки мы видим регулярно. Каждая ошибка мелкая, но цепляет следующий этап: склад, экспортную декларацию или таможенное оформление.
1. Вес не по позициям
Фабрика пишет только общий вес заказа или не пишет вес вовсе. При оформлении вес нужен по каждому товару отдельно, и его приходится выяснять уже после забора.
Что попросить: вес нетто и брутто по каждой позиции — в инвойсе и в упаковочном листе.
2. Мест в документах не столько, сколько загрузили
Например, в инвойсе пять мест, а в машину поставили шесть: что-то доупаковали отдельно или добавили в последний момент. На складе места сверяют по документам, и каждое расхождение приходится объяснять.
Что попросить: пересчитать места после упаковки и обновить документы до того, как груз заберут.
3. Нет кодов товара
Самая важная из четырёх. По коду открывают экспортную декларацию и проверяют, можно ли вывезти товар из ЕС, по нему же идёт таможенное оформление. Если кодов нет, их подбирают по описанию — это время и лишние вопросы.
Что попросить: коды товара по каждой позиции. Окончательный код всё равно определяют при оформлении, но подсказка фабрики заметно ускоряет дело.
4. В документах не всё, что в машине
Фабрика кладёт в коробки каталоги, образцы ткани и отделки, но в инвойс и упаковочный лист их не вписывает: «это же не товар». Для таможни это тоже товар, даже если фабрика ничего за него не берёт. Не вписали — на досмотре это незаявленный товар.
Что попросить: вписать каталоги и образцы в инвойс или отдельный счёт с пометкой «без коммерческой стоимости» — с количеством, весом и стоимостью для таможенных целей.
Пример: два инвойса на одно кресло
Клиент заказал на фабрике кресло ручной работы, а ткань для обивки купил у другого поставщика и отправил на фабрику. В итоге на одно кресло пришло два инвойса от двух компаний — и на каждый понадобилась своя экспортная декларация.
Декларацию по креслу таможня в Италии открыла сразу, по ткани — отказала: в инвойсе на ткань не была указана IVA. Исправлять документы обе компании отказались. Мы собрали всё, что было, и обосновали ситуацию напрямую с таможней — декларацию открыли, и клиент вернул налог.
Вывод: если вещь собирают из частей разных поставщиков, инвойсов будет несколько, и каждый нужно проверить до отгрузки.
Чек-лист для скачивания
Чек-лист «Проформа и инвойс фабрики» (PDF, одна страница) — два столбца галочек: «до оплаты» по проформе и «перед отгрузкой» по инвойсу и упаковочному листу. Отдельный блок — четыре частые ошибки и что попросить у фабрики. Можно распечатать или переслать менеджеру фабрики.
Образец: как выглядит понятный инвойс
Схема инвойса с вымышленными данными — какие строки в нём должны быть.
Шапка: Invoice № 245 от 12.03 · продавец — Fabbrica Esempio S.r.l., Италия, налоговый номер · покупатель — ООО «Пример», Москва · условия поставки — EXW, адрес фабрики · ссылка на проформу № 198.
Строки товара:
- Кресло, каркас из массива бука, обивка ткань, арт. AR-101 — 2 шт. — код товара XXXX XX XX — страна происхождения Италия — нетто 38 кг/шт., брутто 52 кг/шт. — цена за штуку и сумма.
- Столик журнальный, МДФ, шпон ореха, арт. TB-210 — 1 шт. — код товара XXXX XX XX — Италия — нетто 24 кг, брутто 31 кг — цена и сумма.
- Каталоги фабрики, печатные — 3 шт. — код товара XXXX XX XX — нетто 4 кг — без коммерческой стоимости, стоимость для таможенных целей указана — вложены в место 3.
- Образцы ткани обивки — 1 комплект — код товара XXXX XX XX — нетто 1 кг — без коммерческой стоимости, стоимость для таможенных целей указана — вложены в место 3.
Итоги: 3 места · нетто 105 кг · брутто 139 кг · общая сумма и валюта. Подпись — по желанию фабрики.
Число мест и вес в инвойсе должны совпадать с упаковочным листом и с тем, что приедет на склад.
Что проверяем мы и когда
-
Пришла проформа
Смотрим проформу: товар по описанию и коду, условия поставки, адрес забора. Считаем доставку под ключ.
-
Перед забором
Сверяем инвойс и упаковочный лист: вес по позициям, места, коды, всё ли вписано. Чего не хватает — просим у фабрики.
-
На складе
Сверяем места по упаковочному листу и фотографируем груз при приёме.
-
Вывоз из ЕС
Экспортную декларацию открываем чаще всего мы, иногда фабрика. Дальше — таможенное оформление и доставка.
Если по одной поставке работают несколько фабрик, проверяем документы каждой: так в машине не окажется груза, которого нет в бумагах. Как организуем вывоз и таможенное оформление — на странице таможенного оформления грузов из Европы, а весь путь заказа от фабрики до Москвы — в статье о первой поставке из Италии.
Счёт фабрики можно оплатить самому или поручить нам — об этом на странице оплаты поставщику и в статье о вариантах оплаты в Европе.
Вопросы и ответы
Чем проформа отличается от инвойса?
Проформа — предварительный счёт до отгрузки: по ней платят и считают доставку, цифры в ней ещё могут поменяться. Инвойс — итоговый счёт на то, что фабрика реально отгружает. Он едет с грузом и нужен для оформления.
Можно ли оформить груз по проформе, если инвойса нет?
Проформа — предварительный счёт: цены и состав в ней ещё могут измениться. Для оформления нужен итоговый инвойс на то, что реально погрузили, и цифры в нём должны совпадать с упаковочным листом и CMR. Если фабрика инвойс не прислала, попросите его до забора.
Обязательно ли указывать в инвойсе коды товара?
Нет: единой обязательной формы инвойса нет, и код в нём — подсказка, а не обязанность. Окончательный код определяют при оформлении. Но без кодов оформление идёт дольше — их приходится подбирать по описанию, поэтому просим фабрику указать коды по каждой позиции.
На каком языке должен быть инвойс?
Можно на английском или итальянском — таможня вправе попросить перевод. Удобнее сразу просить у фабрики инвойс на английском с понятными наименованиями.
Нужны ли на инвойсе подпись и печать?
Нет: по таможенным правилам ЕАЭС подпись и печать фабрики на инвойсе не обязательны. Подписанный счёт удобнее как подтверждение условий сделки, но главное — чтобы данные в инвойсе совпадали с упаковочным листом и грузом.
Что делать, если фабрика не хочет исправлять документы?
Напишите нам до отгрузки. Посмотрим, что можно поправить на месте, и подскажем, как объяснить ситуацию при оформлении. Чем раньше заметили ошибку, тем больше вариантов.
Что прислать, чтобы вы проверили проформу?
Проформу или спецификацию фабрики, контакт фабрики и адрес, куда доставить. Если уже есть инвойс и упаковочный лист — их тоже.
Пришлите проформу — проверим и посчитаем доставку под ключ
Посмотрим товар по описанию и коду, скажем, чего не хватает в документах фабрики, и посчитаем логистику вместе с таможенным оформлением.
