Коротко. Упаковочный лист (packing list) — документ отправителя. В нём по каждому месту груза указано: что лежит внутри, сколько штук, вес нетто и брутто, габариты в упаковке и маркировка места. Инвойс говорит, что продано и за сколько, а упаковочный лист — как это упаковано и сколько весит. По нему перевозчик считает объём и цену доставки, склад сверяет места при приёме, а таможня сопоставляет его с инвойсом. Просите лист у фабрики сразу, вместе с инвойсом: вес брутто и габариты каждого места, а не размеры самого товара.
Итальянские фабрики чаще всего продают на условиях EXW: товар готов на складе фабрики, а доставкой занимается покупатель. Первое, что мы просим, чтобы посчитать машину, — упаковочный лист. Ниже — что в нём должно быть, образец, шаблон и что сказать поставщику, чтобы лист пришёл полным с первого раза.
Что такое упаковочный лист
Упаковочный лист — документ, который описывает груз по местам: каждую коробку, паллету или ящик. Составляет его отправитель — фабрика или поставщик, потому что только он знает, как упакован товар.
Это коммерческий документ, и единой обязательной формы у него нет: каждая фабрика делает лист в своём бланке, обычно в Excel или PDF. Важно не оформление, а данные. По-английски документ называется packing list.
Где он нужен:
- для расчёта перевозки — объём, вес и число мест;
- при погрузке и приёме на складе консолидации — сверить, всё ли приехало;
- при оформлении экспорта из ЕС;
- на таможне при ввозе — вместе с инвойсом.
Уже есть упаковочный лист?
Пришлите его в мессенджер — посчитаем доставку под ключ.
Чем упаковочный лист отличается от инвойса
Инвойс — что продано и почём
Наименования, количество, цена за единицу и общая сумма. Это документ о деньгах: по нему платят поставщику и определяют стоимость товара.
Упаковочный лист — как упаковано и сколько весит
Места, их маркировка, содержимое каждого места, вес нетто и брутто, габариты. Цен в нём нет.
Коротко: инвойс — сколько стоит, упаковочный лист — что и в каких местах лежит. А проформа — предварительный счёт до отгрузки: по ней платят и прикидывают доставку, но итоговые цифры берут из инвойса и упаковочного листа.
Документы описывают одну и ту же поставку, поэтому наименования, количество и номер инвойса в них должны совпадать. На таможне их смотрят вместе — подробнее о том, как определяют таможенную стоимость.
Есть и третий документ — CMR, накладная перевозчика. В ней указывают число мест, их маркировку и вес брутто, а водитель при погрузке сверяет места. Цифры в CMR, упаковочном листе и инвойсе сверяют до отгрузки: расхождения потом оборачиваются вопросами на таможне и при приёмке.
Что должно быть в упаковочном листе
Шапка:
- номер и дата листа, номер и дата инвойса;
- отправитель (продавец) и получатель;
- место погрузки — адрес фабрики или склада;
- условия поставки по Инкотермс;
- страна происхождения товара.
По каждому месту:
- номер и маркировка места — та же, что на коробке;
- тип упаковки: коробка, паллета, деревянный ящик;
- что внутри: артикул, описание, количество в штуках;
- вес нетто и брутто, кг;
- длина, ширина и высота в упаковке, см;
- отметки: «хрупкое», «не штабелировать», «верх».
Итоги: число мест, общий вес нетто и брутто, общий объём в м³.
Подпись и печать отправителя ставят часто, но для перевозки главное — полные и точные цифры.
Образец упаковочного листа и шаблон Excel
Пример заполнения (данные условные) — четыре места мебели от одной фабрики:
- Место 1 из 4 — деревянный ящик — кресло, арт. AR-101, 1 шт. — нетто 38 кг, брутто 52 кг — 95 × 90 × 110 см — 0,941 м³ — «хрупкое».
- Место 2 из 4 — деревянный ящик — кресло, арт. AR-101, 1 шт. — нетто 38 кг, брутто 52 кг — 95 × 90 × 110 см — 0,941 м³ — «хрупкое».
- Место 3 из 4 — коробка — журнальный столик, арт. TB-210, 1 шт. — нетто 24 кг, брутто 31 кг — 125 × 70 × 45 см — 0,394 м³.
- Место 4 из 4 — паллета — стулья, арт. CH-305, 4 шт. — нетто 28 кг, брутто 49 кг — 120 × 80 × 110 см — 1,056 м³ — «не штабелировать».
- Итого: 4 места, нетто 128 кг, брутто 184 кг, объём 3,33 м³.
Шаблон упаковочного листа (Excel, RU/EN) — два листа: «Образец» с примером выше и пустой «Шаблон». Объём каждого места и итоги считаются сами.
Шаблон можно переслать фабрике: колонки подписаны на русском и английском.
Как посчитать объём и вес груза
Объём места — длина × ширина × высота в метрах, по крайним точкам и вместе с паллетой. Объём груза — сумма объёмов всех мест.
Пример: паллета 120 × 80 см высотой 110 см — это 1,2 × 0,8 × 1,1 = 1,056 м³.
Частая ошибка — единицы. Если фабрика написала миллиметры, а вы считаете в сантиметрах, объём выйдет в тысячу раз больше. Проверяйте на здравый смысл: кресло не может занимать 900 м³.
В сборной машине считают и по весу, и по объёму: платят за большее — фактический вес или объём, пересчитанный в вес. Коэффициенты пересчёта у перевозчиков разные, поэтому точно скажет менеджер по вашему листу.
Упаковка меняет и вес, и объём. Пример из практики: четыре вазы Laboratorio San Rocco, около 30 кг каждая, нетто 120 кг. Фабрика отгрузила их в плёнке, и на складе в Италии мы собрали для них деревянный ящик. С ящиком — 160 кг и 2,1 м³. Поэтому считаем по весу брутто и габаритам в упаковке, а не по каталогу.
Как собирают машину из грузов разных поставщиков — на странице о сборных грузах.
Что чаще всего не так в листах фабрик
- указан только вес нетто, брутто нет;
- габариты товара из каталога вместо размеров места в упаковке;
- число мест не совпадает с инвойсом или с фактом;
- одна строка «мебель — 1 партия» без разбивки по местам;
- места не пронумерованы, на коробках нет маркировки;
- миллиметры вместо сантиметров, вес «на глаз» круглыми числами;
- высота и вес паллеты не учтены;
- лист прислали после отгрузки или не прислали вовсе.
Чем это оборачивается: цена фиксируется в договоре, но если фактические вес или объём отличаются от заявленных, стоимость пересчитывается по факту. Плюс лишние вопросы при оформлении. На складе консолидации места сверяют и фотографируют при приёме, а доупаковку делают по согласованию после фото.
Что попросить у поставщика
-
Лист вместе с инвойсом
До того как груз готов, а не после отгрузки.
-
Вес брутто и габариты в упаковке
По каждому месту, а не по товару.
-
Число мест и нумерацию
Те же номера — на самих коробках.
-
Отметки и длинномеры
Хрупкое, негабарит и самое длинное место — заранее, как в кейсе с лестницей.
-
Одинаковые данные
Наименования и количество в листе и инвойсе совпадают.
-
Файл Excel или PDF
Не фото бумаги.
Если счёт фабрики нужно оплатить из России, это тоже можно поручить нам — оплата поставщику.
Что мы делаем с упаковочным листом
- считаем объём, вес и цену доставки под ключ;
- проверяем документы фабрики до отправки;
- на складе консолидации сверяем места по листу и фотографируем при приёме, собираем сборную машину;
- открываем экспортную декларацию — чаще всего мы, иногда фабрика;
- дальше таможенное оформление импорта и доставка до склада в Москве.
Если фабрика листа не даёт, считаем по инвойсу или спецификации с габаритами, а на складе сверяем и при расхождении пересчитываем. Если фабрика предлагает не EXW, а FCA или DAP, — упаковочный лист нужен всё равно.
Фабрика прислала лист, но в нём не хватает данных?
Перешлите как есть — скажем, что запросить, и посчитаем доставку.
Вопросы и ответы
Кто составляет упаковочный лист — продавец или покупатель?
Продавец, то есть фабрика или поставщик: только он знает, как упакован товар. Покупатель может прислать ему шаблон и попросить заполнить нужные поля.
Обязателен ли упаковочный лист для таможни?
Упаковочный лист — коммерческий документ. Закон не требует его во всех случаях, но для партии из нескольких мест он фактически нужен: по нему сверяют места, вес и состав груза при оформлении и досмотре.
Чем упаковочный лист отличается от инвойса?
Инвойс — что продано и за сколько. Упаковочный лист — как это упаковано: места, вес, габариты. Наименования и количество в них должны совпадать.
Чем вес брутто отличается от нетто?
Нетто — вес самого товара, в том числе в розничной упаковке. Брутто — с коробами, плёнкой, обрешёткой, как правило и с поддоном. Для перевозки важен брутто.
На каком языке и в каком формате нужен лист, нужны ли подпись и печать?
Можно на английском: перевод таможня вправе потребовать отдельно. Удобнее сразу просить у фабрики лист на английском с понятными наименованиями, файлом Excel или PDF. Подпись и печать ставят часто, но главное — чтобы данные совпадали с инвойсом и грузом.
Что делать, если фабрика не прислала упаковочный лист?
Попросите его вместе с инвойсом и отправьте фабрике наш шаблон. Если листа всё нет, посчитаем по инвойсу или спецификации с габаритами, а на складе сверим места и при расхождении пересчитаем.
Пришлите упаковочный лист — посчитаем доставку под ключ
По листу видно всё, что нужно для расчёта: места, вес и объём. Если чего-то не хватает, скажем, что запросить у фабрики.
